Managed E-Mail Archivierung
Betreute Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails mit REDDOXX
Warum E-Mail-Archivierung für Unternehmen relevant ist
Geschäftliche E-Mails können gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen.E-Mails sind heute Bestandteil zahlreicher geschäftlicher Vorgänge. Entscheidend für eine Aufbewahrungspflicht ist dabei nicht allein das Medium E-Mail, sondern der Inhalt und die Funktion einer Nachricht. Geschäftsrelevante E-Mails können beispielsweise Handels- oder Geschäftsbriefe darstellen oder aufbewahrungspflichtige Buchungsbelege enthalten.
Eine E-Mail-Archivierung schafft dafür die technische Grundlage: relevante Nachrichten werden strukturiert aufbewahrt, bleiben auffindbar und können während der vorgesehenen Aufbewahrungsdauer nachvollziehbar bereitgestellt werden.
Aufbewahrungspflichten gelten auch für elektronische Unterlagen
Handels- und steuerrechtliche Vorgaben verpflichten Unternehmen zur Aufbewahrung bestimmter Unterlagen. Werden solche Informationen per E-Mail empfangen oder versendet, kann deshalb auch die E-Mail selbst beziehungsweise ihr relevanter Inhalt aufbewahrungspflichtig sein.
unter anderem für empfangene und abgesandte Handels- bzw. Geschäftsbriefe
insbesondere für Buchungsbelege und entsprechend relevante elektronische Belege
unter anderem für Bücher, Aufzeichnungen und bestimmte Abschlussunterlagen
HGB und Abgabenordnung verlangen dabei unter anderem eine geordnete Aufbewahrung sowie die Verfügbarkeit und Lesbarkeit elektronisch aufbewahrter Unterlagen über die jeweilige Aufbewahrungsfrist. Für steuerlich relevante elektronische Unterlagen sind zusätzlich die GoBD zu berücksichtigen.
Revisionssicher und unveränderbar archivieren
Eine geschäftliche E-Mail lediglich über mehrere Jahre zu speichern, ist noch keine nachvollziehbare Archivierung. Archivierte Nachrichten müssen während der vorgesehenen Aufbewahrungsdauer so aufbewahrt werden, dass ihr ursprünglicher Inhalt erhalten bleibt, sie wiederauffindbar sind und der Umgang mit den Archivdaten nachvollzogen werden kann.
Die von mir eingesetzten REDDOXX-Lösungen sind nach Herstellerangaben für die vollständige, unveränderbare und revisionssichere Archivierung von E-Mails ausgelegt. REDDOXX erfasst Nachrichten automatisiert und stellt technische Funktionen bereit, um nachträgliche Veränderungen beziehungsweise Zugriffe auf das Archiv nachvollziehbar zu machen.
Revisionssicherheit entsteht dabei nicht allein durch die eingesetzte Software. Auch die vollständige Erfassung der relevanten Nachrichten, passende Aufbewahrungsregeln und nachvollziehbare betriebliche Prozesse gehören zu einem belastbaren Archivierungskonzept.
Nicht jede E-Mail ist automatisch aufbewahrungspflichtig
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht richtet sich nach Inhalt und Bedeutung einer Nachricht für den jeweiligen Geschäftsvorgang. Eine pauschale Pflicht, jede beliebige E-Mail über Jahre aufzubewahren, besteht daraus nicht.
Genau deshalb plane ich E-Mail-Archivierung nicht als bloßes „Speichern aller Nachrichten“, sondern als Bestandteil einer nachvollziehbaren technischen Archivierungsstrategie mit passenden Aufbewahrungs- und Zugriffsregeln.
Archivierung ist mehr als Backup oder ein großes Postfach
Ein E-Mail-Postfach, eine Datensicherung und ein E-Mail-Archiv erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Für eine nachvollziehbare Langzeitaufbewahrung geschäftsrelevanter Nachrichten ist deshalb ein eigenständiger Archivierungsprozess sinnvoll.
Postfach und Backup haben andere Aufgaben
Das Postfach ist die Arbeitsumgebung für den täglichen Umgang mit E-Mails. Nachrichten werden gelesen, verschoben oder gelöscht und die Struktur verändert sich laufend.
Ein Backup dient in erster Linie der Wiederherstellung von Daten oder Systemzuständen nach Verlust, Defekt oder einem anderen Störungsfall. Damit verfolgt es ein anderes Ziel als die dauerhafte, nachvollziehbare Aufbewahrung einzelner geschäftlicher Nachrichten.
Das Archiv bildet eine eigene Aufbewahrungsebene
Bei REDDOXX werden E-Mails über einen definierten Archivierungsweg automatisiert erfasst und unabhängig vom normalen Benutzerpostfach im Archiv aufbewahrt. Die Archivierungsrichtlinien bestimmen dabei, welche Nachrichten erfasst beziehungsweise ausgenommen werden.
Archivierte Nachrichten bleiben unveränderbar und gezielt wiederauffindbar. Volltextsuche und die Indexierung textbasierter Anhänge unterstützen dabei die spätere Recherche im Archiv.
Das Backup schützt die Betriebsfähigkeit und ermöglicht die Wiederherstellung von Systemen und Daten. Die E-Mail-Archivierung sorgt dagegen für die langfristige, nachvollziehbare Aufbewahrung und Wiederauffindbarkeit der dafür vorgesehenen Nachrichten.
Wie gelangen E-Mails ins Archiv?
Eine zuverlässige E-Mail-Archivierung sollte möglichst unabhängig davon funktionieren, ob Benutzer Nachrichten später verschieben oder aus ihrem Postfach löschen. Deshalb wird die Archivierung über einen definierten technischen Weg direkt an das eingesetzte Mailsystem angebunden und automatisiert auf Systemebene durchgeführt.
REDDOXX ermöglicht Regeln, mit denen festgelegt werden kann, welche Nachrichten archiviert oder von der Archivierung ausgenommen werden. Die konkrete Konfiguration richtet sich nach dem jeweiligen Archivierungs- und Aufbewahrungskonzept.
REDDOXX Cloud Archive
Revisionssichere E-Mail-Archivierung ohne eigene Archiv-Infrastruktur.Mit REDDOXX Cloud Archive setze ich auf eine vollständig cloudbasierte Archivierungsplattform. Für den Betrieb des eigentlichen Archivs sind beim Unternehmen weder ein eigener Archivserver noch eigener Archivspeicher erforderlich.
Die Archivierung erfolgt serverseitig und unabhängig vom normalen Benutzerpostfach. Dadurch bleibt das Archiv auch dann bestehen, wenn Nachrichten im Postfach verschoben oder gelöscht werden oder sich die eingesetzte Mailplattform später verändert.
Volltextsuche über E-Mails und Anhänge
Archivierte Nachrichten werden für die Recherche indexiert. REDDOXX durchsucht dabei nicht nur den Nachrichtentext, sondern auch textbasierte Anhänge wie PDF- oder Word-Dokumente. Berechtigte Benutzer können so auch ältere Nachrichten gezielt wiederfinden.
Individuelle Aufbewahrungsregeln
Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich passend zum jeweiligen Archivierungskonzept konfigurieren. REDDOXX unterstützt dabei unterschiedliche Regelungen für Benutzer, Gruppen oder E-Mail-Typen.
Zugriff auch auf historische Nachrichten
Das Archiv bleibt vom aktiven Benutzerpostfach getrennt. Berechtigte Zugriffe können deshalb auch auf archivierte Nachrichten erfolgen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen bereits verlassen hat oder das ursprüngliche Postfach nicht mehr aktiv genutzt wird.
Bestehende E-Mails übernehmen
Neben der laufenden Archivierung können vorhandene Datenbestände übernommen werden. REDDOXX unterstützt unter anderem den Import bestehender E-Mails und PST-Dateien, um historische Nachrichten in einen zentralen Archivbestand zu überführen.
Datenhaltung und Verschlüsselung in Deutschland
REDDOXX betreibt Cloud Archive nach Herstellerangaben ausschließlich in ISO/IEC-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Archivierte E-Mails werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert; die Datenübertragung erfolgt über TLS-gesicherte Verbindungen.
Compliance-relevante Vorgänge und Zugriffe im Rahmen von Audit-Sitzungen werden im Compliance Log manipulationssicher protokolliert. Damit stehen technische Funktionen für eine nachvollziehbare Nutzung des Archivs zur Verfügung.
REDDOXX Cloud Archive kann mit Microsoft 365, lokalen Exchange-Systemen und weiteren geeigneten Mailservern verbunden werden. Auch bei einer späteren Migration des Mailsystems bleibt der vorhandene Archivbestand erhalten und durchsuchbar.
E-Rechnungen strukturiert archivieren und wiederfinden
ZUGFeRD und XRechnung enthalten strukturierte Daten, die REDDOXX Cloud Archive gezielt erkennen, archivieren und für die Recherche aufbereiten kann.Strukturierte E-Rechnungen bestehen nicht nur aus einer sichtbaren Rechnungsdarstellung. Formate wie ZUGFeRD und XRechnung enthalten maschinenlesbare XML-Daten mit den eigentlichen Rechnungsinformationen. REDDOXX Cloud Archive erkennt entsprechende eingehende E-Rechnungen automatisch und archiviert die Nachricht zusammen mit den strukturierten Rechnungsdaten.
Dadurch stehen E-Rechnungen nicht lediglich als E-Mail-Anhang im Archiv. Die enthaltenen Rechnungsinformationen können gezielt recherchiert und für die spätere Prüfung übersichtlich dargestellt werden.
Die E-Rechnungsfunktionen ergänzen die normale E-Mail-Archivierung in REDDOXX Cloud Archive. Geschäftliche Kommunikation und strukturierte elektronische Rechnungen lassen sich so in einem gemeinsamen Archivierungskonzept berücksichtigen.
REDDOXX MailDepot für lokale Archivierung
On-Premises-Archivierung für Unternehmen, die ihre Archivdaten in der eigenen Infrastruktur betreiben möchten.REDDOXX MailDepot wird als virtuelle Appliance in der eigenen IT-Infrastruktur betrieben. Die archivierten E-Mails verbleiben damit innerhalb der vom Unternehmen betriebenen Umgebung und werden nicht in einem externen Cloud-Archiv gespeichert.
Die Lösung archiviert E-Mails automatisiert und unveränderbar und arbeitet unabhängig vom eingesetzten Mailserver. Dadurch kann MailDepot auch in heterogenen oder später veränderten Mail-Infrastrukturen eingesetzt werden.
Eigene Infrastruktur und freie Speicherwahl
MailDepot kann mit unterschiedlichen lokalen Speicherzielen betrieben werden. REDDOXX unterstützt unter anderem NAS, SAN und virtuelle Datenträger. Dadurch lässt sich das Archiv in eine vorhandene Speicherarchitektur integrieren und bei Bedarf erweitern.
Unabhängig vom Mailserver
REDDOXX beschreibt MailDepot als mailserverunabhängige Lösung. Unterstützt werden unter anderem Microsoft Exchange, Microsoft 365, Postfix und weitere Mailserversysteme. Auch hybride Umgebungen können über geeignete Archivierungswege angebunden werden.
Volltextsuche im lokalen Archiv
Archivierte Nachrichten werden volltextindiziert. Die Suche umfasst neben Betreff und Nachrichtentext auch textbasierte Anhänge wie PDF-, Word- oder Excel-Dateien.
Nachvollziehbare Zugriffe
Zugriffe auf archivierte Nachrichten können über den Audit-Trail nachvollzogen werden. Zusätzlich verwendet MailDepot kryptografische Hashwerte, mit denen nachträgliche Veränderungen an archivierten Nachrichten erkennbar gemacht werden können.
Cloud Archive eignet sich, wenn die Archivplattform ohne eigene Archiv-Infrastruktur betrieben werden soll. MailDepot ist die lokale Variante, wenn Archivdaten bewusst in der eigenen Infrastruktur verbleiben sollen. Welche Variante sinnvoll ist, richtet sich nach vorhandener IT, Betriebsmodell und Anforderungen an die Datenhaltung.
Archivierte E-Mails im Alltag schnell wiederfinden
Ein Archiv erfüllt nicht nur Aufbewahrungspflichten – es macht ältere geschäftliche Kommunikation auch gezielt recherchierbar.Gerade bei länger zurückliegenden Vorgängen ist häufig nicht mehr bekannt, in welchem Postfach, zu welchem Zeitpunkt oder unter welchem Betreff eine Nachricht abgelegt wurde. REDDOXX stellt deshalb Suchfunktionen bereit, mit denen berechtigte Benutzer gezielt im vorhandenen Archivbestand recherchieren können.
Volltextsuche
Die Suche berücksichtigt nicht nur Absender, Empfänger oder Betreff. REDDOXX indexiert auch den Inhalt archivierter E-Mails und textbasierter Anhänge, sodass sich Nachrichten anhand ihres tatsächlichen Inhalts wiederfinden lassen.
Suche gezielt eingrenzen
Im REDDOXX Cloud Archive kann die Recherche unter anderem nach Datum, E-Mail-Adressen, Nachrichteninhalt und Anhängen eingegrenzt werden. Ergebnisse lassen sich zusätzlich beispielsweise nach Datum oder Relevanz sortieren.
Shared Mailboxes & berechtigte Zugriffe
Im Cloud Archive können Benutzern auch berechtigte Stellvertreter- und Shared-Mailbox-Zugriffe zugeordnet werden. Dadurch kann die Recherche – entsprechend der vergebenen Berechtigungen – auch weitere zugeordnete Adressen einbeziehen.
Zugriff passend zum eingesetzten REDDOXX-Modell
Beim REDDOXX Cloud Archive erfolgt die Recherche über die webbasierte Benutzeroberfläche. Dort stehen einfache und erweiterte Suche, Archiv- und Anhangsansicht sowie ein eigener Bereich für E-Rechnungen zur Verfügung.
Für REDDOXX MailDepot nennt der Hersteller neben dem Webbrowser auch ein Outlook-Plugin, einen Windows Client und eine Smartphone-App als mögliche Zugriffswege auf das Archiv.
Ein zentrales Archiv bedeutet nicht, dass jeder Benutzer sämtliche archivierten Nachrichten einsehen kann. Welche Postfächer und Archivbereiche zugänglich sind, richtet sich nach den eingerichteten Benutzer- und Zugriffsrechten.
Aufbewahrung, Löschung und Nachvollziehbarkeit
Ein belastbares Archivierungskonzept berücksichtigt nicht nur, wie lange E-Mails aufbewahrt werden müssen, sondern auch, wann sie wieder gelöscht werden sollen oder dürfen.Unterschiedliche Nachrichten können unterschiedlichen Anforderungen unterliegen. Während geschäfts- und steuerrelevante Unterlagen für definierte Zeiträume aufzubewahren sind, können für andere Inhalte kürzere Fristen oder datenschutzrechtliche Löschanforderungen gelten.
Deshalb sollten Aufbewahrungszeiten, Zugriffsrechte und Löschprozesse nachvollziehbar festgelegt werden und zum jeweiligen Inhalt sowie zum betrieblichen Zweck passen.
Aufbewahrungsfristen festlegen
REDDOXX unterstützt individuelle Aufbewahrungsfristen, sodass unterschiedliche Anforderungen innerhalb des Archivierungskonzepts berücksichtigt werden können.
Im Cloud Archive können Fristen beispielsweise für unterschiedliche Benutzer, Gruppen oder E-Mail-Typen definiert werden.
Löschung gezielt berücksichtigen
Eine revisionssichere Archivierung bedeutet nicht, dass sämtliche Nachrichten unbegrenzt gespeichert werden müssen. Nach Ablauf vorgesehener Fristen können Löschprozesse Teil des Archivierungskonzepts sein.
Gerade bei personenbezogenen oder nicht dauerhaft benötigten Informationen müssen Aufbewahrungspflichten und Löschanforderungen miteinander abgestimmt werden.
Änderungen nachvollziehbar dokumentieren
REDDOXX stellt Funktionen bereit, mit denen compliance-relevante Vorgänge und Zugriffe nachvollziehbar protokolliert werden können.
Dadurch lässt sich bei Prüfungen oder internen Revisionen nachvollziehen, welche relevanten Aktionen innerhalb des Archivs stattgefunden haben.
Unterschiedliche Funktionen je nach REDDOXX-Plattform
REDDOXX Cloud Archive unterstützt individuell konfigurierbare Aufbewahrungs- und Löschfristen. Compliance-relevante Vorgänge und Zugriffe im Rahmen von Audit-Sitzungen werden nach Herstellerangaben im Compliance Log manipulationssicher protokolliert.
REDDOXX MailDepot bietet mit dem Compliance Framework zusätzliche Möglichkeiten für detaillierte Archivierungs- und Löschworkflows. Dazu gehören unter anderem unterschiedliche Aufbewahrungszeiten, dokumentierte Löschvorgänge und – für geeignete Prozesse – ein Mehr-Augen-Prinzip.
Ziel ist weder das unbegrenzte Sammeln sämtlicher E-Mails noch eine pauschale Löschung nach einer einzigen Frist. Entscheidend sind nachvollziehbare Regeln, die Inhalt, Aufbewahrungspflichten, Datenschutz und betriebliche Anforderungen gemeinsam berücksichtigen.
E-Mail-Archivierung mit Orientierung am BSI IT-Grundschutz und DIN SPEC 27076
Langzeitarchivierung ist nicht nur eine Frage des eingesetzten Archivsystems. Entscheidend sind auch die Auswahl der zu archivierenden Daten, Aufbewahrungsregeln, Zugriffsrechte, Wiederauffindbarkeit und der sichere Betrieb über die gesamte vorgesehene Aufbewahrungsdauer.
BSI IT-Grundschutz: OPS.1.2.2 Archivierung
Der BSI IT-Grundschutz behandelt die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente im Baustein OPS.1.2.2 Archivierung. Ziel ist, digitale Informationen langfristig verfügbar, integer, nachvollziehbar und wieder reproduzierbar aufzubewahren.
Dazu gehört zunächst ein dokumentiertes Archivierungskonzept. Technische, rechtliche und organisatorische Einflussfaktoren, Zuständigkeiten, Zugriffsrechte, zu archivierende Daten und die Einbindung des Archivsystems in die vorhandene IT müssen dabei gemeinsam betrachtet werden.
Integrität & Wiederauffindbarkeit
Der BSI-Baustein fordert eine eindeutige und konsistente Indizierung archivierter Informationen und den Schutz der zugehörigen Indexdaten. Archivierte Dokumente sollen auch langfristig lesbar und reproduzierbar bleiben.
Zugriffe nachvollziehbar protokollieren
Zugriffe auf elektronische Archive sollen nachvollziehbar erfasst und ausgewertet werden. Dazu gehören beispielsweise Benutzer, Zeitpunkt und ausgeführte Aktionen. Die von REDDOXX bereitgestellten Protokollierungs- und Compliance-Funktionen lassen sich in dieses Betriebskonzept einordnen.
Archivierung dauerhaft betreiben
Ein Archiv muss während der gesamten Aufbewahrungsdauer technisch nutzbar bleiben. Dazu gehören unter anderem Lesbarkeit, geeignete Datenformate, Datensicherung und regelmäßige Überprüfung des Archivierungsbetriebs.
Archivierung regelmäßig prüfen
Der BSI IT-Grundschutz sieht für Archivsysteme unter anderem regelmäßige Funktions- und Recoverytests sowie die Überprüfung der Archivierungsprozesse vor. Änderungen an Technik oder Anforderungen sollten deshalb auch im Archivierungskonzept berücksichtigt werden.
DIN SPEC 27076: Anforderungen aus dem tatsächlichen Risiko ableiten
Die DIN SPEC 27076 bildet die Grundlage des CyberRisikoChecks für kleine und Kleinstunternehmen. Dabei wird die IT-Sicherheitslage strukturiert bewertet und aus festgestellten Risiken werden Handlungsempfehlungen abgeleitet.
Für die E-Mail-Archivierung bedeutet das: Archivierung sollte nicht isoliert betrachtet werden. Schutzbedarf, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsanforderungen, Datensicherung und die Bedeutung der archivierten Kommunikation für Geschäftsprozesse gehören in eine gemeinsame Betrachtung.
Die Anforderungen aus dem BSI IT-Grundschutz und die Risikoperspektive der DIN SPEC 27076 fließen in Planung und Betreuung ein. Daraus entsteht jedoch keine pauschale Zertifizierung oder Rechtskonformität eines Unternehmens allein durch den Einsatz einer Archivierungslösung.
Managed E-Mail-Archivierung durch smey-IT e.K.
Von der Anbindung des Mailsystems bis zum laufenden Archivbetrieb bleibt die technische Umsetzung betreut.Eine E-Mail-Archivierung muss zur vorhandenen Mail-Infrastruktur, den benötigten Aufbewahrungsregeln und dem gewünschten Betriebsmodell passen. Ich plane deshalb nicht nur die REDDOXX-Plattform, sondern auch ihre Einbindung in den bestehenden Mailflow und die erforderlichen Zugriffs- und Archivierungsregeln.
Ob REDDOXX Cloud Archive oder MailDepot eingesetzt wird, richtet sich nach den Anforderungen an Infrastruktur, Datenhaltung und Betrieb. Bestehende Archiv- oder E-Mail-Bestände können dabei ebenfalls berücksichtigt werden.
Anforderungen festlegen
Mailsystem, zu archivierende Kommunikation, Aufbewahrungsanforderungen, Zugriffsrechte und Betriebsmodell werden gemeinsam betrachtet.
Archiv technisch anbinden
REDDOXX wird passend zum eingesetzten Mailsystem eingerichtet und über den vorgesehenen Archivierungsweg in den laufenden Mailbetrieb integriert.
Regeln und Berechtigungen einrichten
Archivierungsrichtlinien, Aufbewahrungszeiten und Benutzerzugriffe werden passend zum vereinbarten Konzept nachvollziehbar konfiguriert.
Archivierung laufend betreuen
Änderungen an Mailsystem, Benutzern oder Anforderungen können in die Archivierungsumgebung übernommen werden. Betrieb und Betreuung richten sich dabei nach dem vereinbarten Leistungsumfang.
Neue Postfächer, geänderte Berechtigungen, angepasste Aufbewahrungsanforderungen oder ein Wechsel des Mailsystems können Auswirkungen auf das Archivierungskonzept haben. Deshalb betrachte ich die Lösung nicht als einmalige Installation, sondern als dauerhaft betreuten Bestandteil der E-Mail-Infrastruktur.
E-Mail-Archivierung passend zur vorhandenen Infrastruktur planen
Welche Archivierungslösung sinnvoll ist, hängt vom eingesetzten Mailsystem, den Anforderungen an Datenhaltung, Aufbewahrung und Zugriff sowie vom gewünschten Betriebsmodell ab.
Ich prüfe gemeinsam mit Ihnen, wie REDDOXX sinnvoll in Ihre bestehende E-Mail-Infrastruktur integriert werden kann und ob Cloud Archive oder MailDepot besser zu Ihren Anforderungen passt.